Een rechtsgeldige renovatiestemming is meer dan het tellen van ja's en nee's. Het is een juridisch proces met vaste stappen, wettelijke termijnen en bewijsvereisten. Dit protocol beschrijft wat er moet gebeuren, in welke volgorde en met welke documentatie.
Stap 1 — Stel de peildatum en complexafbakening vast
Voordat u ook maar één huurder benadert, legt u twee dingen vast:
De peildatum: het moment waarop u bepaalt welke huurders meetellen voor de draagvlakmeting. Huurders die op de peildatum een huurcontract hebben in het complex, tellen mee — ook als ze later vertrekken. Huurders die na de peildatum intrekken, tellen niet mee.
De complexafbakening: welke adressen vallen onder het project? Dit moet precies overeenkomen met de set huurders die op de peildatum worden geteld.
Leg beide vast in een gedateerd document, bij voorkeur met een hash van de bijbehorende huurderlijst. Dit is het fundament van uw 70%-berekening.
Stap 2 — Vraag Wohv-advies aan
Stuur de adviesaanvraag aan de bewonerscommissie of huurdersorganisatie vóór u met de bewonersconsultatie begint. De adviestermijn is minimaal zes weken. Leg de verzenddatum en de ontvangstbevestiging vast. Als er geen bewonerscommissie is, geldt een andere procedure — raadpleeg de Wohv voor uw specifieke situatie.
Stap 3 — Publiceer het renovatievoorstel
Het renovatievoorstel moet voldoen aan de eisen die de jurisprudentie stelt. Zorg voor een volledig document én een leesbare samenvatting. Leg de versie en de publicatiedatum vast. Als u het voorstel later aanpast, leg dan ook de aanpassing en de reden vast.
Stap 4 — Voer de bewonersconsultatie uit
Houd informatieavonden, bied modelwoningbezoeken aan en ga keukentafelgesprekken aan met huurders die vragen of bezwaren hebben. Leg elk contactmoment vast: datum, aanwezigen, behandelde onderwerpen, gemaakte afspraken.
Dit is geen formaliteit. De bewonersconsultatie is bewijs dat huurders de kans hebben gehad om zich te informeren en hun standpunt kenbaar te maken.
Stap 5 — Verstuur de formele kennisgeving
De kennisgeving is het document waarmee u huurders uitnodigt om te stemmen. Het moet het renovatievoorstel bevatten (of er expliciet naar verwijzen), de stemperiode vermelden en uitleggen hoe gestemd kan worden.
Zorg dat elke huurder de kennisgeving aantoonbaar heeft ontvangen. Aangetekende post is een mogelijkheid, maar levert geen volledig bewijs op als de brief niet wordt afgehaald. Multi-channel bezorging — brief én e-mail én SMS — geeft een robuuster bewijs.
Leg per huurder en per kanaal vast wanneer de kennisgeving is verstuurd en wat het bezorgresultaat was.
Stap 6 — Open de stemperiode (minimaal 14 dagen)
De stemperiode duurt minimaal 14 dagen. Huurders moeten schriftelijk instemmen — dat kan digitaal, per brief of persoonlijk. Zorg dat het stemproces controleerbaar is: wie heeft gestemd, wanneer, en hoe is gecontroleerd dat degene die stemde ook de huurder op de peildatum was?
Toon tijdens de stemperiode het lopende percentage niet aan medewerkers of bewoners. Dat kan worden uitgelegd als beïnvloeding.
Stap 7 — Verwerk en communiceer het resultaat
Tel de stemmen op basis van de peildatumlijst. Is 70% of meer bereikt? Communiceer dan het resultaat aan alle huurders — ook de tegenstemmers. Leg uit wat de volgende stap is. Verwijs tegenstemmers naar de Woonbond of een juridisch loket.
Is minder dan 70% bereikt? Dan kunt u de renovatie niet opleggen op basis van dit traject. Overleg met uw jurist over de mogelijkheden.
Stap 8 — Stel het dossier samen
Het dossier moet bevatten:
- Peildatum en huurderlijst (met hash)
- Complexafbakening
- Wohv-adviesaanvraag en -tijdlijn
- Renovatievoorstel (alle versies)
- Verslagen van de bewonersconsultatie
- Kennisgevingsbewijzen per huurder per kanaal
- Stemregistratie per huurder
- Resultaatcommunicatie
Dit dossier moet op verzoek direct beschikbaar zijn — niet over twee weken, nadat iemand alles heeft samengesteld.
Samenvatting
Een rechtsgeldige renovatiestemming vergt geen bijzondere expertise — maar wel systematische documentatie. Elk onderdeel moet aantoonbaar zijn op het moment dat iemand ernaar vraagt. Dat moment is zelden het moment dat u verwacht.