De peildatum is het moment waarop u vastlegt welke huurders meetellen voor de draagvlakmeting. Het is een technisch begrip met grote juridische consequenties. Corporaties die de peildatum niet correct vastleggen, riskeren een procedure die juridisch aanvechtbaar is — ook als het draagvlak ruimschoots boven de 70% lag.
Wat de peildatum precies is
Op de peildatum maakt u als het ware een foto van het complex: wie woont er, op welk adres, met welk huurcontract? Die foto bepaalt de noemer van uw 70%-berekening. Huurders die op de peildatum in het complex wonen, tellen mee — ook als ze daarna vertrekken. Huurders die na de peildatum intrekken, tellen niet mee — ook niet als ze er al wel wonen op het moment van de stemming.
De peildatum is niet de dag van de stemming. Het is een eerder vastgesteld moment, vóór de bewonersconsultatie begint.
Waarom de peildatum zo kritisch is
De 70%-berekening staat of valt ermee. Als u de verkeerde huurderlijst gebruikt, klopt uw berekening niet. Stel dat u 70,3% haalt op basis van de actuele huurderlijst — maar dat de peildatum drie weken eerder lag, toen er nog twee huurders meer in het complex woonden. Dan zit u mogelijk onder de drempel. Dat is geen theoretisch risico: het wordt aangevochten.
Complexen zijn niet statisch. In een complex van 200 woningen kunnen er in zes maanden twintig mutaties zijn. Als de peildatum niet scherpgesteld is, is het onmogelijk om achteraf aan te tonen welke huurders op welk moment zijn meegeteld.
De peildatum mag niet wijzigen. Zodra de peildatum is vastgesteld, is hij onveranderlijk. Een corporatie die de peildatum achteraf aanpast — ook met goede bedoelingen — riskeert dat de procedure wordt aangevochten op grond van manipulatie van de steekproef.
Vier fouten die corporaties maken
Fout 1: De peildatum wordt niet vastgelegd. De meest voorkomende fout. De projectleider weet wanneer de peildatum was — maar het staat nergens gedocumenteerd. Als een advocaat achteraf vraagt: "Op welke datum heeft u de huurderlijst bevroren?", is er geen antwoord.
Oplossing: leg de peildatum vast in het projectdossier op het moment van vaststelling, met datum, naam van de beslisser en de bijbehorende huurderlijst.
Fout 2: De peildatum sluit niet aan op de complexafbakening. De peildatum en de complexafbakening moeten als één geheel worden vastgelegd. Als de complexafbakening later wordt gewijzigd maar de peildatum niet wordt herbeoordeeld, klopt de berekening niet.
Oplossing: leg peildatum en complexafbakening tegelijk vast als één document.
Fout 3: De huurderlijst wordt niet bewaard. U legt de peildatum vast als datum, maar niet de bijbehorende lijst van huurders. Maanden later is de huurderlijst in het primaire systeem alweer bijgewerkt. U kunt achteraf niet meer aantonen welke huurders er op de peildatum woonden.
Oplossing: maak een onveranderlijke kopie van de huurderlijst op de peildatum. Een cryptografische hash maakt aantoonbaar dat de lijst niet is gewijzigd.
Fout 4: De peildatum ligt na de start van de bewonersconsultatie. Sommige corporaties beginnen al met informatieavonden en keukentafelgesprekken voordat de peildatum formeel is vastgesteld. Dat is juridisch kwetsbaar: als wordt aangevochten dat huurders zijn beïnvloed voordat duidelijk was wie meetelde, staat de procedure op losse schroeven.
Oplossing: stel de peildatum altijd vast vóór de aanvang van enige bewonersconsultatie.
Samenvatting
De peildatum is het fundament van uw 70%-berekening. Leg hem expliciet vast, samen met de huurderlijst en complexafbakening, als één onveranderlijk en gedateerd document. Een peildatum die niet of onvolledig is vastgelegd, is uw zwakste punt als iemand de procedure aanvecht.