Voot vs. de huidige werkwijze, een eerlijk overzicht.
We vergelijken hier niet met een concurrent. We vergelijken met de realiteit zoals die vandaag bij de meeste corporaties bestaat: Word voor het voorstel, Excel voor de stemregistratie, Outlook voor de kennisgevingen en SharePoint als archief. Dit is geen aanval op hoe u werkt. Het is een beschrijving van waarom corporaties procedures verliezen terwijl ze het werk wél hebben gedaan, omdat het werk niet aantoonbaar is.
Onderdeel voor onderdeel.
| Onderdeel | Huidige werkwijze | Voot |
|---|---|---|
| Dossiervorming | Meerdere bestanden, handmatig samengesteld achteraf | Eén werkplek, automatisch opgebouwd bij elke actie |
| Audit trail | Niet of nauwelijks aanwezig | Een unieke digitale vingerafdruk, tijdstip, actor en payload per handeling |
| Kennisgeving | Aangetekende post of e-mail, apart bijgehouden | Meerkanaals; per verzending kanaal, tijdstip en bezorgstatus per huurder |
| Bewijs van bezorging | E-mailbevestiging of PostNL-ontvangst (onvolledig) | Juridisch robuust bezorgingsbewijs per kanaal |
| Bewijs van inhoud | Niet beschikbaar | Een unieke digitale vingerafdruk van de inhoud per versie per huurder |
| Peildatum (de datum waarop u de instemming telt) | Handmatig bijgehouden in spreadsheet | Snapshot op moment van vastlegging, onveranderlijk |
| Termijn voor het advies van de bewonerscommissie (Wohv) | Herinnering in agenda, vatbaar voor vergissingen | Automatische bewaking met escalatie-workflow |
| Stemregistratie | Excel of papier | Een eenmalige code en een tweede controle op de telefoon, geen BSN, audit per stem |
| Privacy (AVG) | Persoonsgegevens in Outlook, OneDrive of e-mail | Namen standaard afgeschermd, lifecycle-degradatie |
| Dossier-export | Handmatig samenstellen: meerdere dagen werk | Eén knop: tien seconden |
| Doorlooptijd | Gemiddeld 18,22 maanden | Richting 12,16 maanden |
We pakken graag elk bezwaar bij de naam.
"We hebben het altijd zo gedaan en het gaat goed."
Dat klopt, zolang de procedure niet wordt aangevochten. Het dossier is pas een probleem als iemand ernaar vraagt. Tot dat moment werkt Excel prima. De vraag is of u op dat moment, bij de kantonrechter, bij de Autoriteit woningcorporaties (Aw), bij uw eigen DPO, wilt reconstrueren of wilt aantonen.
"Onze juristen vertrouwen liever op aangetekende post."
Aangetekende post is robuust voor de constatering dat er iets is bezorgd. Het bewijst niet wat er in de envelop zat, en het helpt niet als de brief niet wordt afgehaald. Meerkanaals verzenden met een unieke digitale vingerafdruk van de inhoud is op beide punten sterker, niet zwakker.
"We willen geen extra systeem naast onze primaire applicatie."
Voot vervangt uw primaire systeem niet, het koppelt erop. Bewonersgegevens die al in Tobias of Empire staan, worden niet dubbel ingevoerd. Voot voegt de juridische laag toe die in die systemen ontbreekt.
"Onze projectleiders hebben al genoeg systemen."
Dat klopt, en het is precies waarom Voot één werkplek is in plaats van tien. Alles wat nu verspreid staat over Word, Excel, Outlook en SharePoint, zit in één scherm. De netto werkdruk daalt.