De AVG vereist dat persoonsgegevens alleen worden verwerkt als daar een rechtmatige grondslag voor is en als de verwerking noodzakelijk is voor het doel. Bij een 70%-traject zijn er meerdere doelen — en per doel geldt een andere set gegevens.
Verwerkingsdoelen in het 70%-traject
Doel 1: Identificatie van stemgerechtigde huurders U moet weten wie er op de peildatum in het complex woont en een huurcontract heeft. Hiervoor gebruikt u: naam, adres, huurcontractdatum.
Dat zijn de minimale gegevens. Nationaliteit, gezinssamenstelling, inkomen en andere kenmerken zijn niet noodzakelijk voor de identificatie en mogen niet worden verwerkt tenzij u een andere grondslag heeft.
Doel 2: Kennisgeving en communicatie U moet de huurder kunnen bereiken. Hiervoor gebruikt u: naam, adres, e-mailadres (indien bekend), telefoonnummer (indien bekend), taalvoorkeur (indien relevant voor meertalige communicatie).
Taalvoorkeur is een bijzondere categorie als het een indicatie geeft van nationale afkomst. Verwerk dit alleen als het strikt noodzakelijk is voor de communicatie, en leg de rechtvaardiging vast.
Doel 3: Stemregistratie U registreert of een huurder heeft ingestemd, tegengestemd of niet heeft gereageerd. De stem zelf is een persoonsgegevens. U mag de stemregistratie bewaren als bewijs zolang er een risico is op juridische aanvechting.
U mag de inhoud van de stem (ja of nee) koppelen aan de identiteit van de huurder voor de berekening — maar dit gegeven is gevoelig. Pseudonimiseer de stemregistratie zodra de berekening is afgerond.
Doel 4: Bewonersconsultatie Gespreksverslagen en aanwezigheidslijsten bevatten persoonsgegevens. Leg alleen vast wat noodzakelijk is: naam of adres, aanwezigheid, gestelde vragen. Vermijd het vastleggen van persoonlijke omstandigheden die niet relevant zijn voor het project.
Bewaartermijnen
- Identificatiegegevens (naam, adres, huurcontractdatum): bewaren zolang het project loopt en de bezwaartermijnen gelden. Daarna verwijderen of degraderen.
- Stemregistratie: bewaren zolang juridische aanvechting mogelijk is (in de praktijk: vijf jaar na afronding van het project als richtlijn).
- Contactgegevens (e-mail, telefoon): bewaren tijdens het project. Na afronding verwijderen.
- Gespreksverslagen: bewaren zolang het project loopt en de bezwaartermijnen gelden.
Bijzondere categorieën
De AVG kent bijzondere categorieën persoonsgegevens die extra bescherming vereisen: gezondheid, religie, politieke opvattingen, ras of etnische afkomst. U mag deze categorieën in beginsel niet verwerken.
In de praktijk kan een taalvoorkeur een indicatie geven van etnische afkomst. Leg de rechtvaardiging vast als u taalvoorkeur verwerkt, en beperk de verwerking tot wat strikt noodzakelijk is.
Samenvatting
Verwerk alleen de gegevens die u werkelijk nodig heeft voor het specifieke doel. Leg de rechtvaardiging vast in uw DPIA. Stel retentiebeleid in en verwijder gegevens die niet meer nodig zijn. Pseudonimiseer waar mogelijk.