Aangetekende post heeft een solide juridische reputatie. Toch zijn er omstandigheden waarin aangetekende post als enig bezorgingskanaal onvoldoende bewijs oplevert. Dit artikel beschrijft drie situaties en wat u in elk geval kunt doen.
Situatie 1 — De brief wordt niet afgehaald
Aangetekende post die bij het postkantoor wordt aangeboden en niet wordt afgehaald, levert een bezorgpoging op — geen bezorging. PostNL laat een afhaalbon achter, maar als de huurder die afhaalbon niet ziet, nooit naar het postkantoor gaat of beweert dit niet te hebben gedaan, staat u met lege handen.
De rechtspraak is niet eenduidig over de vraag of een niet-afgehaald stuk geldt als "ontvangen". In veel gevallen wordt aangenomen dat de verzending voldoende is als de afhaalbon correct is achtergelaten en de huurder redelijkerwijs in de gelegenheid was het stuk op te halen. Maar dat is een risico dat u vermijdt als u meerdere kanalen inzet.
Wat u kunt doen: stuur bij niet-afhalen een reminder via e-mail of SMS, of bezoek de huurder persoonlijk.
Situatie 2 — De huurder betwist de inhoud
Een ontvangstbevestiging van PostNL bewijst dat een envelop is bezorgd — niet wat er in zat. Als een huurder stelt dat de envelop leeg was, een ander document bevatte of een verouderde versie van het renovatievoorstel, kunt u dat met aangetekende post alleen niet weerleggen.
Dit is met name relevant als u het renovatievoorstel na de eerste verzending heeft aangepast. Welke huurder heeft welke versie ontvangen?
Wat u kunt doen: voeg een content-hash toe aan de kennisgeving. Een content-hash is een wiskundige vingerafdruk van de exacte versie van het document. Daarmee kunt u later bewijzen welke versie welke huurder heeft ontvangen — onweerlegbaar.
Situatie 3 — De corporatie werkt met meerdere versies van het voorstel
Als het renovatievoorstel tijdens het traject is aangepast — ook minor aanpassingen — en u kunt niet per huurder aantonen welke versie hij heeft ontvangen, is er een probleem. Een huurder kan stellen dat hij heeft gestemd op basis van een andere versie dan de definitieve, en dat zijn stem daarmee geen geldige instemming vormt.
Wat u kunt doen: leg per versie een content-hash vast en koppel elke verzending aan de hash van de op dat moment geldende versie.
Samenvatting
Aangetekende post is onvoldoende in drie situaties: als de brief niet wordt afgehaald, als de inhoud wordt betwist, of als er meerdere versies van het voorstel in omloop zijn. Aanvullende kanalen en content-hashes dekken deze risico's af.